Nieuw ledenplatform: wij helpen jou op weg

Sinds het begin van dit sportseizoen gaan clubs aan de slag in een nieuw ledensysteem. We merken dat sommige clubs er al vlot mee weg zijn, bij andere clubs zien we een meer afwachtende houding. Wij helpen jullie graag verder en bundelen hier enkele aandachtspunten op basis van de meest gestelde vragen.

Clubwerking

Zowel voor je club als voor ons als federatie is het belangrijk dat de clubgegevens up-to-date blijven. Het zorgt ervoor dat je heel gemakkelijk de juiste informatie uit het systeem kan halen en deze ook kan delen indien nodig (bv. voor subsidies).

We vragen jullie om alle sleutelfuncties binnen je clubwerking (= relaties) correct bij te houden. We maken in het systeem onderscheid tussen bestuur, dagelijkse werking (= bv. contactpersoon of API) en sportieve werking: zorg dat je hiervoor de juiste relaties aanduidt.

• Het is belangrijk dat er voor je club een contactpersoon aangeduid wordt. Deze persoon ontvangt namelijk alle informatie bedoeld voor de club. Verwijder je de contactpersoon? Zorg er dan voor dat je zeker een nieuwe aanduidt.
• Zet je clubbestuurders en personen met een relatie (= functie) binnen de club op de ledenlijst. Je betaalt hier geen bijdrage voor: clubkader staat gratis op je ledenlijst.
• Denk ook aan de sporttakverantwoordelijke per sport: deze persoon ontvangt de sporttakspecifieke info.
• Voeg ook alle trainers toe om de juiste info aan de juiste persoon te laten bezorgen. Is je trainer al gekend binnen VTS, dan is het belangrijk om ook het VOTAS-ID aan te vullen. Op die manier zijn eventuele VTS-diploma's al beschikbaar (bv. voor het Jeugdsportproject).
• Vrijwilligers die enkel af en toe komen helpen hoef je niet toe te voegen, maar ze zijn wel verzekerd (klik hier voor info)

Bekijk dit stappenplan om te zien hoe je dit alles praktisch doet.

Handige attesten en lijsten uit het systeem

Je kan vanaf nu heel handig zelf de nodige lijsten trekken uit het systeem, zoals je ledenlijst of een verzekeringsattest.

• Hier vind je terug hoe je zelf lijsten kan exporteren uit het systeem. Je kan zelf aanduiden welke gegevens je nodig hebt, zoals naam, geboortedatum en adres
• Je kan voor jouw sporters heel gemakkelijk een formulier downloaden voor de mututaliteit dat reeds ingevuld wordt op basis van de gegevens in het systeem. Je vindt hieronder hoe dat moet.
• Sommige subsidiedossiers vragen een verzekeringsattest. Ook dit kan je zelf gaan downloaden,

Bekijk het stappenplan voor het verzekerings -en mutualiteitsattest hier.

Facturatie en clubgegevens

• Voor de betaling hoef je niets te doen tot je van ons een factuur ontvangt. Je kan het bedrag in het ledensysteem raadplegen, maar hoeft deze niet zelf actief te betalen. G-sport Vlaanderen verstuurt 3-maandelijks een tussentijdse factuur, graag pas betalen als je deze ontvangt.
• Wordt onderzocht: we onderzoeken momenteel de mogelijkheid om jullie clubgegevens vanuit het ledensysteem rechtstreeks te laten doorstromen naar jullie clubfiche op de website. We houden jullie hiervan op de hoogte.

Vragen of wil je er samen met ons liever eens doorgaan? Collega Sofie Van Zaelen helpt je graag verder.